Renkantis transporto sistemą, svarbiausias faktorius, į ką reikia atkreipti dėmesį – ar siūloma transporto sistema gali patenkinti visus įmonės procesų valdymo poreikius. Kitaip sakant, reikia įvertinti, kokie įmonėje veikiantys procesai turi būti optimizuoti, ir pagal tai pasirinkti sistemos tiekėją.

Realiai transporto valdymo sistema yra reikalinga kiekvienai transporto kompanijai, kuri turi savo didesnį ar mažesnį automobilių parką ir vykdo krovinių pervežimus. Tinka ir įmonėms, veikiančioms kaip platintojas (iš angl. „distributor“) ar ekspeditorius. Tokios sistemos paprastai apima visus procesus nuo kliento užklausos iki užsakymo įvykdymo ir ataskaitos pateikimo. O atskirų modulių diegimo galimybės leidžia prisitaikyti prie bet kokios įmonės veiklos poreikių.

Atsižvelgiant į tai, kokias modulių integracijas gali pasiūlyti vienas ar kitas sistemos diegėjas, pasirinkti geriausiai poreikius įgyvendinantį paslaugos teikėją. Kalbant apie tai, ne mažiau svarbus aspektas – galimybė sistemoje duomenis matyti realiuoju laiku, vos yra įvedami į sistemą. Tai geriausiai įgyvendina tokios transporto valdymo sistemos, kurios veikia interneto naršyklės pagrindu. Taip pat labai svarbu, kad ši sistema būtų lengvai integruojama ir susiejama su kitomis įmonės naudojamomis programomis.

Transporto valdymo sistema taipogi turi padėti valdyti ne tik klientų, bet ir tiekėjų zoną, perduoti informaciją vairuotojams, valdyti transporto ūkį. Kas yra labai svarbu transporto įmonėms – tai automobilių parko efektyvus funkcionavimas. Todėl be galo svarbu žinoti, kiek ir kurie automobiliai šiuo metu yra remonte, o kiek jų yra paruošti darbui. Kurie vairuotojai yra išvykę, o kuriems jau yra suplanuotos darbo kelionės.

Trumpai tariant, transporto valdymo sistema turi prisidėti prie įmonės kaštų optimizavimo, padėti kontroliuoti darbo kelionių ir kitas išlaidas. Tai ypatingai aktualu įmonėms, kurios organizuoja reisus į užsienio šalis.